Oleh Ojahan Oppusunggu — Director of Technical & Technology, Artotel Group

Catatan Editor:

Artikel ini membahas bagaimana prinsip manajemen proyek dapat diterapkan untuk meningkatkan disiplin dan efektivitas dalam pelaksanaan anggaran hotel. Di era digital saat ini, penggunaan sistem manajemen hotel dan analisis data membuat pendekatan ini semakin

relevan — membantu manajer hotel memantau ARR, okupansi, dan biaya operasional secara real time, serta mengelola rencana tahunan secara terukur dan berbasis data.

Pendahuluan: Mengapa Anggaran Perlu Dikelola Seperti Proyek?

Bagi sebagian besar hotel, anggaran operasional tahunan adalah peta jalan utama yang menentukan pendapatan, biaya, dan laba yang diharapkan. Namun sering kali, dokumen ini hanya diperlakukan sebagai laporan keuangan — bukan sebagai alat manajemen kinerja yang hidup.

Bagaimana jika kita memperlakukan anggaran tahunan seperti sebuah proyek berdurasi satu tahun, lengkap dengan batas waktu, batas biaya, dan target hasil yang terukur?

Dengan menerapkan prinsip manajemen proyek, tim hotel dapat mengubah proses penyusunan dan pelaksanaan anggaran menjadi sistem yang lebih terstruktur, disiplin, dan berorientasi hasil — memastikan bahwa target tidak hanya direncanakan, tetapi benar-benar tercapai.

Anggaran Sebagai Proyek Satu Tahun

Menurut Project Management Institute (PMI), proyek adalah “suatu upaya sementara untuk menciptakan produk, layanan, atau hasil yang unik.”

Jika dilihat dari sudut pandang ini, anggaran tahunan hotel sepenuhnya memenuhi definisi tersebut:

Setiap departemen berperan sebagai sub-proyek yang berkontribusi terhadap keberhasilan proyek utama. Jika dijalankan secara terkoordinasi, hasil gabungannya akan menentukan kinerja hotel selama satu tahun.

Lima Tahapan Manajemen Proyek dalam Operasional Hotel

1. Inisiasi

Proyek dimulai saat proses penyusunan anggaran dilakukan. Pada tahap ini, tujuan seperti ARR, tingkat hunian, dan GOP (Gross Operating Profit) ditetapkan. Setelah disetujui oleh manajemen dan pemilik, dokumen anggaran berfungsi sebagai project charter — izin resmi untuk memulai proyek.

2.  Perencanaan

Setiap departemen menyusun rencana aksinya:

  • Strategi pendapatan untuk meningkatkan ARR
  • Program pemasaran dan penjualan untuk mendorong okupansi
  • Rencana efisiensi biaya untuk menjaga profitabilitas

Risiko-risiko seperti perubahan pasar, inflasi, atau keterbatasan sumber daya diidentifikasi sejak awal.

3.  Pelaksanaan

Sepanjang tahun berjalan, tim hotel mengeksekusi rencana yang telah dibuat. Koordinasi lintas departemen menjadi kunci agar target pendapatan, biaya, dan mutu layanan dapat bergerak seirama menuju tujuan yang sama.

4.  Pemantauan dan Pengendalian

Rapat evaluasi bulanan berfungsi sebagai titik kontrol proyek. Hasil aktual dibandingkan dengan anggaran (rencana dasar). Setiap deviasi dianalisis, dan tindakan korektif dilakukan seperti halnya seorang manajer proyek mengendalikan penyimpangan jadwal atau biaya.

Di era perhotelan modern, tahap ini semakin didukung oleh sistem manajemen hotel terpadu dan alat analitik data operasional. Melalui dasbor dan laporan otomatis, manajer dapat memantau pergerakan ARR, tingkat hunian, dan biaya secara real time — memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan berbasis data.

5.  Penutupan

Di akhir tahun, proyek ditutup dengan evaluasi keuangan. Apakah target ARR dan tingkat hunian tercapai? Apa pelajaran yang dapat diambil? Semua temuan ini menjadi dasar perbaikan untuk siklus anggaran tahun berikutnya.

Mengapa Pendekatan Ini Efektif

Mengelola anggaran tahunan seperti proyek membawa disiplin, akuntabilitas, dan kejelasan arah ke dalam operasional hotel.

Seperti halnya insinyur atau tim IT yang mengelola proyek kompleks, manajer hotel dapat menerapkan ketelitian serupa untuk memastikan setiap bulan berkontribusi nyata terhadap ARR, tingkat hunian, dan GOP.

Singkatnya:

Ketika hotel memperlakukan anggaran tahunannya seperti proyek, keberhasilan menjadi sesuatu yang terukur — bukan sekadar harapan.

— Ojahan Oppusunggu

 

Panduan Praktis untuk Manajer Hotel

  • Tentukan hasil yang ARR dan tingkat hunian adalah “spesifikasi proyek” Anda.
  • Tetapkan tonggak Perlakukan setiap bulan sebagai tahap evaluasi kemajuan proyek.
  • Dorong kolaborasi lintas Rooms, Sales, F&B, dan Finance adalah sub- proyek yang saling bergantung.
  • Gunakan data dan sistem operasional secara Laporan otomatis dan analitik data membantu pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat.
  • Catat pembelajaran (lessons learned). Dokumentasikan apa yang berhasil dan yang perlu diperbaiki untuk peningkatan berkelanjutan.

 

Kesimpulan

Dari proyek sederhana hingga misi luar angkasa, prinsip manajemen proyek telah menjadi fondasi keberhasilan berbagai pencapaian besar. Menerapkannya dalam operasional hotel membantu memastikan target keuangan dan kinerja tercapai dengan pendekatan yang terukur, bukan kebetulan.

Tahun menjadi garis waktu proyek Anda, anggaran menjadi batas biayanya, dan KPI menjadi tolok ukur keberhasilan. Kelola semuanya seperti proyek besar — dan hasilnya akan mengikuti.

Referensi

  • Project Management Institute (PMI). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), Edisi ke-6, 2017.
  • Onyeocha, dkk. Budgeting and Operational Cost Control in Hospitality Industry. Pearl Research Journal of Management, Social Science and Humanities, 3(8), 84–91.
  • TRG Best Practices in Hotel Financial Management.
  • NetSuite. Hotel Budgeting: Winning Tips and Best Practices for 2025.