Dalam industri hospitality yang bergerak cepat dan kompetitif, penggunaan Hotel Management System (PMS) bukan lagi pilihan — tetapi fondasi utama operasi hotel modern. Sistem dirancang untuk memastikan efisiensi, akurasi, transparansi, dan performa yang dapat diukur.
Namun muncul satu pertanyaan penting:

Apakah kita benar-benar menjalankan operasional sesuai sistem — atau justru memodifikasi dan melewati sistem demi kenyamanan?

Efektivitas operasional hanya tercapai ketika sistem digunakan secara penuh dan konsisten di seluruh departemen: Front Office, Housekeeping, F&B, Purchasing, Finance hingga Back Office. Semua transaksi harus dicatat di dalam sistem agar proses akuntansi berjalan otomatis tanpa input manual berulang, menghasilkan data yang valid untuk analisis dan laporan tepat waktu.

Dan itu hanya dapat terjadi jika alur kerja (workflow) sistem tidak dibypass, tidak dilompati, dan tidak dibuat jalan pintas.

Sistem Dibangun Berdasarkan Best Practice Industri

Hotel management system seperti VHP PMS didesain mengikuti alur operasional hotel yang terstruktur: budgeting tahunan, rate planning, reservasi, check-in, kontrol transaksi in-house, check-out, night audit hingga analisis performa akhir.

Dalam pengelolaan logistik & cost control, alur permintaan → pembelian → penerimaan → penyimpanan → pemakaian harus diikuti dengan disiplin untuk mencegah kebocoran biaya.
Melompati satu proses saja dapat merusak kontrol keseluruhan.

Tanda-Tanda Sistem Sedang Dibypass

Banyak hotel memiliki PMS, namun tidak semua menggunakannya dengan benar. Akibatnya sistem hanya menjadi alat pencatat — bukan mesin penggerak performa bisnis.
Indikasi umum meliputi:

  1. Fitur tidak dimanfaatkan
    Modul seperti BI Dashboard, forecasting, cost control, recipe engineering, inventory monitoring, loyalty atau night audit tidak digunakan.
  2. Frekuensi override harga yang tinggi
    Membingungkan struktur pricing, mempengaruhi revenue dan menyulitkan evaluasi.
  3. Password bersama / akses tidak aman
    Menghilangkan jejak audit dan meningkatkan risiko fraud internal.
  4. Hotel sulit dianalisis secara akurat
    Data tidak lengkap / tidak real-time → keputusan berbasis asumsi, bukan fakta.

Langkah Korektif Bila Ditemukan Bypass Sistem

Ketika gejala seperti di atas muncul, perlu ada tindakan cepat untuk memulihkan disiplin operasional:

  1. Audit sistem end-to-end
    Evaluasi kepatuhan proses, kualitas data, dan pemanfaatan fitur.
  2. Pelatihan ulang karyawan
    Banyak pelanggaran terjadi karena kurangnya pemahaman, bukan niat buruk.
  3. Pendampingan oleh praktisi berpengalaman
    Coaching memastikan best practice dapat diterapkan secara berkelanjutan.

Kesimpulan

Teknologi tidak memberikan hasil dengan sendirinya — oranglah yang menentukan nilai dari PMS.
Tanpa disiplin mengikuti workflow, sistem sehebat apa pun hanya menjadi catatan pasif.

Ketika sistem dijalankan sebagaimana mestinya:

  • Data akurat & real-time
  • Keputusan berdasarkan bukti, bukan opini
  • Kebocoran biaya menurun
  • Kualitas layanan meningkat
  • Profitabilitas hotel naik signifikan

Pertanyaan untuk setiap pimpinan hotel:

Apakah kita beroperasi berdasarkan sistem — atau justru mengoperasikan sistem sesuka kita?

Disusun ulang & diterjemahkan untuk publikasi oleh Sindata / VHP PMS
Original Author: Ojahan Oppusunggu – Director of Technical & Technology, Artotel Group